Saiba como realizar a gestão de tempo com eficiência

A gestão de tempo é uma preocupação que sempre fez parte do dia a dia da humanidade.

Sem relógios, mas forçados pelo amanhecer e anoitecer promovido pela natureza, os homens primitivos precisavam aproveitar a luz solar para realizar suas caças e pescas, pois a escuridão da noite era um sério problema para qualquer atividade.

Além das dificuldades com a visão, feras noturnas estavam prontas para atacar aqueles menos avisados que eventualmente não estavam protegidos em suas cavernas.

As necessidades do abrigo, agasalho e comida, os levavam a busca incessante pela subsistência, quando já naquela época organizavam as atividades, ou seja, alguns saíam para a caça, enquanto outros protegiam seus acampamentos.

Eles obtiveram êxito, caso contrário não estaríamos aqui discutindo esse interessante assunto.

Atualmente, os dias e grande parte da noite parecem não ser suficientes para algumas pessoas que simplesmente não conseguem realizar aquilo que estavam programadas a fazer.

Como resultados, observam-se pessoas:

• estressadas,
• ansiosas,
• angustiadas.

Neste post, vamos abordar a importância da gestão de tempo e da produtividade em nosso cotidiano. Continue lendo e saiba mais a respeito desse interessante e importante assunto!

O que é gestão do tempo?

Para entendermos o que significa a gestão do tempo, precisamos primeiro conhecer esses dois conceitos.

Gestão significa gerenciar.

O tempo é um pouco mais complicado de se entender, pois mencionar que são os segundos, minutos, horas, dias, semanas, meses e anos, nos ajuda a compreendermos bem esse conceito.

Segundo o pai da administração moderna, o norte-americano Peter Drucker:

“O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.”

Essa frase mostra que ele é fundamental em nossas vidas, pois, se não for trabalhado, gerenciado e organizado adequadamente, passamos simplesmente pelos dias, sem aproveitar as coisas boas que o tempo pode oferecer.

Qual é a relação entre gestão de tempo e produtividade?

A gestão de tempo possibilita que as atividades programadas possam acontecer, ou seja, ela permite que você tenha produtividade no cumprimento daquilo que planejou realizar.

Isso ocorre com relação aos estudos, trabalhos profissionais e até mesmo no lazer e descanso.

Para desenvolver uma atividade e obter resultados positivos, de quanto tempo você precisa?

Como qualquer outro ser humano, existem atividades que conseguimos realizar rapidamente e com qualidade, porém, outras tarefas são mais difíceis, exigindo de nossa parte mais paciência e consequentemente um envolvimento maior para que os objetivos sejam atingidos.

Isso significa que não existe uma regra específica relacionando esses dois conceitos, porém, quanto mais realizamos, melhor tendem a ser os resultados, pois vamos conhecendo a atividade e nos aprimorando naquela tarefa.

Como gerenciar o tempo com eficiência?

Para uma boa gestão de qualquer atividade é necessário saber o que e como desenvolvê-la.

A partir dessas informações, agrega-se o nível de prioridade que ela possui e quando a tarefa deverá estar realizada.

Para ajudá-lo, vamos a uma passo a passo que irá esclarecer de que maneira se alcança a produtividade a partir de uma boa gestão de tempo:

Identificação das prioridades

A partir de uma listagem onde todas as tarefas a serem realizadas sejam contempladas, é possível avaliar quais delas são:

• muito importantes,
• importantes,
• desejáveis,
• pouco importantes,
• adiáveis.

Observe que as muito importantes são aquelas inadiáveis, ou seja, a sua não realização pode causar problemas e prejuízos a você.

Essa definição será importante para que seja identificado o que precisa ser feito e avaliar as tarefas que podem ser adiadas e quem sabe até mesmo excluídas da sua rotina diária.

Listagem das tarefas

Conhecidas as prioridades, liste as tarefas em ordem de importância, começando pelas “muito importantes” até chegar às definidas como “adiáveis”.

A partir desse trabalho você já sabe o que precisa fazer e qual o nível de importância de cada atividade na gestão de tempo que está sendo implantada.

Não esqueça que essa definição é fundamental para que a produtividade seja uma realidade do seu cotidiano e para que você chegue ao final do dia com o sentimento de “dever cumprido”.

Estabelecimento de prazos

Essa etapa do processo de gerenciamento, diz respeito a estimar o tempo que será utilizado para cada atividade a ser desenvolvida.

Na sequência, utilizando uma agenda, organize as tarefas nos horários que melhor lhe convier, cuidando para não conflitar tarefas e sempre priorizando aquelas consideradas muito importantes.

Ao final desse trabalho, você terá o seu dia preenchido com as atividades programadas.

Avaliação dos resultados

É chegada a hora de colocar em prática o seu planejamento, portanto, siga-o de acordo com o agendamento estabelecido, sem esquecer que as tarefas “muito importantes” são prioritárias. Por isso, quando chegar no horário da sua execução, qualquer outra deverá ser postergada para a realização dessa.

Ao final do dia, faça um balanço a respeito e avalie quais não foram concluídas e quais os motivos que o levaram a essa situação.

Possivelmente, você terá que readequar alguns horários e, com o passar dos dias, ajustes serão feitos para atender a toda a demanda com qualidade.

Isso faz parte do processo de gestão de tempo, portanto, não tenha dúvida em realizar os ajustes necessários.

Principais distrações do dia a dia

Chegamos ao principal problema a ser combatido por quem deseja implantar uma gestão de tempo eficiente, trata-se das distrações.

Por mais que tenhamos disciplina, vontade e entusiasmo em organizar nossas atividades, se deixarmos que as distrações invadam o nosso dia, ele passa e quando percebemos nada ou muito pouco foi realizado.

Portanto, esteja atento as seguintes armadilhas:

• pesquisas intermináveis na internet,
• uso das redes sociais,
• comunicações com colegas através de smartphone,
• interrupções,
• reuniões sem pautas de discussão,
• detalhamento excessivo na execução das tarefas.

Perceba que é preciso equilíbrio, foco e muita disciplina para que os objetivos sejam atingidos.

Também se faz necessário o bom senso e a disposição em rever e considerar mudanças na agenda, afinal, as prioridades também se modificam na medida dos acontecimentos da vida.

O que pode-se afirmar é que a partir do desenvolvimento do hábito de organizar as tarefas, você irá perceber que um dia e parte da noite são suficientes para desenvolver muitas atividades, sem precisar abrir mão do lazer e do descanso.

Como diz Kotler, se você não fizer a gestão de tempo, nada mais poderá ser gerenciado, portanto, inicie agora.

Agora que você já sabe o que fazer para organizar o seu tempo e como desenvolver um método para gerenciar eficientemente sua agenda, leia também nosso post que mostra o que fazer para ser promovido no trabalho!